39. Forum Medien

Ein Start-up hat andere Strukturen, kommunikative Bedürfnisse und Herausforderungen als ein KMU. Dementsprechend unterschiedlich ist auch die interne Kommunikation aufgestellt. Wie kann sichergestellt werden, dass die wichtigen Botschaften, die Belegschaft erreichen, ohne den inoffiziellen Austausch an der Kaffeemaschine zu unterbinden? Welche Kommunikationskanäle sind notwendig, um Wertschätzung und Identifikation mit dem Unternehmen zu gewährleisten? Und: Welchen Einfluss haben Homeoffice und eine internationale Unternehmenskultur auf die interne Kommunikation? Diese und weitere Fragen standen im Mittelpunkt der Diskussion beim 39. Forum Medien zum Thema „Interne Kommunikation“.

Theresia Langosz-Römbell von Luxcara schilderte in ihrem Impuls die aktuelle Umstellung: Vom Start‑up hin zum KMU mit einer ausgeklügelten Unternehmensmatrix. Der Spagat zwischen der essenziellen und steuerbaren „offiziellen“ internen Kommunikation und der „inoffiziellen“ Kommunikation – etwa im Büro oder beim After-Work – sei eine nicht zu vernachlässigende Herausforderung. Einerseits müsse eine flächendeckende Informationsversorgung gewährleistet werden, andererseits sollte die Flexibilität der inoffiziellen Kommunikation auch im Sinne der Unternehmens-DNA bewahrt bleiben. Dass dieses Konzept gelingt, ist entscheidend, denn die Kosten schlechter interner Kommunikation seien hoch:

• ein schlechtes Stimmungsbild in der Belegschaft,
• sinkendes Vertrauen,
• nachlassende Identifikation mit dem Arbeitgeber und
• letztlich ungünstige geschäftliche Entscheidungen.

Eine zentrale Rolle in der internen Kommunikation spielen die Führungskräfte, die jedoch häufig stark ausgelastet sind und deshalb die interne Kommunikation tendenziell nachrangig behandeln. Um dieses Muster aufzubrechen, ging Luxcara einen interessanten Weg: Das Daily Morning Meeting (DMM), bei dem alle Mitarbeiter für maximal 15 Minuten teilnehmen und die relevanten News von der Geschäftsführung erfahren. Durch einen festen Termin, eine klare Struktur und das Versprechen, relevante Informationen in einem überschaubaren Zeitrahmen zu vermitteln sind die Ankerpunkte dieser Kommunikationsmaßnahme.

Im Plenum wurde dieser stark auf dem gesprochenen Wort basierende Ansatz kontrovers diskutiert, denn auch wenn die Vorteile klar auf der Hand lägen, so sei bei steigender Mitarbeiterzahl eine Art schriftlicher Informationsweitergabe unumgänglich, so der Konsens der Anwesenden. Über ein standardisiertes Onboardingprogramm und einen Unternehmens-Sharepoint als Wissens-Hub gehe Luxcara auch erste Schritte in diese Richtung, allerdings betonte Theresia Langosz-Römbell abschließend: „Inhalt ist das entscheidende Element weit vor Tools.“

Im zweiten Impuls präsentierte Holger Sibbe von Atlas Titan die psychologische Ebene von Veränderungsprozessen. Das Unternehmen durchlaufe derzeit zwei Transformationen: Einerseits einen Generationenwechsel in der Geschäftsführung und andererseits eine Erweiterung des Leistungsportfolios. Mitarbeitende durchliefen aufgrund dieser Prozesse das sogenannte Kübler-Ross Modell, bei der eine Veränderung zunächst in Ablehnung und Depression münde und erst nach diesem „Tal der Tränen“ eine Akzeptanz der Situation und ein Ausprobieren und Arrangieren mit dem Neuen stattfinde. Diesen psychologischen Prozess hätte man insofern abgefedert, als dass die Veränderung nicht top-down ausgerollt worden sei, sondern über Partizipation und Befähigung der Mitarbeitenden lief. Als Kommunikationskanal für diesen Änderungsprozess seien das persönliche Gespräch mit Führungspersonal und Workshops integral gewesen.

In der abschließenden Forendiskussion wurde deutlich, dass die externe Kommunikation in vielen Unternehmen ein deutlich höheres Gewicht hat als die interne. Dies drücke sich insbesondere in den zur Verfügung stehenden Ressourcen und der Priorisierung der Geschäftsführung aus. Die anwesenden Kommunikationsverantwortlichen waren sich jedoch einig, dass interne Kommunikation noch vor externer Kommunikation gedacht werden müsse, weil andernfalls die Gefahr bestünde, dass Mitarbeitende ihre Informationen erst aus der Pressemitteilung erhalten. Ein Umstand, der die Identifikation mit dem Unternehmen und die empfundene Wertschätzung erheblich beeinträchtigen. Weitere Diskussionspunkte waren Zielgruppenadressierung innerhalb der Belegschaft mit Blick auf Kommunikationskanäle (Office Mitarbeitende vs. Non-Desk Workers) und Altersstrukturen. Es solle verhindert werden, dass eine Zweiklassen-Informationsgesellschaft entstehe.